Si hablas con un empresario pyme —que pasa de los 40 o 50 años— y le preguntas cuál es la ventaja más grande de emprender hoy, seguramente te hablará del mayor acceso a la tecnología. Un proceso en el que ese impacto se evidencia más es el de las ventas, ya que la automatización permite mejorar la eficiencia y obtener más resultados.
¿Pero en qué consiste exactamente la automatización? Del uso de un software y otras herramientas para que determinadas tareas del día a día se realicen de manera automática sin intervención humana. Por ejemplo, una plataforma CRM (por Customer Relationship Management) permite actualizar las bases de datos, generar reportes en pocos segundos, crear recordatorios y configurar llamadas. Es un apoyo básico para un vendedor a cargo de una cartera de clientes amplia.
La lista de las ventajas de la automatización en ventas es larga; pero antes de entrar en ella, repasemos cuáles son los procesos involucrados para que puedas analizar a detalle cuáles son las áreas de oportunidad en tu empresa.
- Prospección o identificación de los clientes potenciales
- Presentación o primer contacto del vendedor con el cliente
- Presentación del producto o servicio
- Cierre de venta
- Postventa (para solucionar problemas y aumentar la retención de los clientes actuales)
En cuanto a las ventajas de la automatización, hay un dato que explica por qué son cada vez más los dueños y directivos de empresas pyme quienes optan por invertir en este tipo de herramientas: el 20% de las horas de trabajo se destinan a tareas que podrían ser realizadas sin intervención de ningún empleado. Estamos hablando, por ejemplo, de la captura de datos de contacto, la actualización del inventario o el análisis de datos.
Y eso no es todo, porque la automatización no solo permite ser más eficiente, ahorrar tiempo y bajar costos, sino que también disminuye el margen de error, genera estándares de calidad y permite concentrarse más en la estrategia, el servicio al cliente y la innovación.
Veamos entonces cómo aplicar de manera práctica la automatización en algunos de los procesos de ventas más importantes.
La identificación de clientes potenciales y la generación de leads. Uno de los errores más comunes que cometemos los emprendedores es dedicar el mismo esfuerzo a todos los contactos. La realidad es que hay algunos más interesados que otros o que están más cerca de cerrar una compra. Para maximizar recursos es clave saber en qué etapa está ese contacto, y para registrar y administrar esa información necesitamos tener un CRM con un lead scoring o calificador de prospectos. Si todavía no cuentas con esa posibilidad, puedes recurrir a un sistema de administración empresarial link a Siigo|Aspel SAE que registre todo el ciclo de venta de un negocio y permita generar estadísticas alrededor del historial de compras de un cliente.
El envío de mensajes de ventas
Una de las tareas más tediosas para el equipo de ventas es el envío de correos electrónicos y mensajes de WhatsApp a los prospectos y clientes, ya que en la comunicación no puede haber errores (por ejemplo, en el nombre del contacto, el asunto del correo electrónico o las características de un producto). Una forma eficiente y simple de automatizar este proceso es generar plantillas de correos electrónicos o templates, en los que el mensaje ya esté redactado y solo tenga que personalizarse con algunos datos. Otro ejemplo son las listas de difusión y los catálogos de WhatsApp.
El manejo de la agenda de reuniones
Las reuniones son fundamentales para conectar cara a cara con el cliente, entender sus necesidades y poder compartirle las ventajas de nuestros productos y servicios. Para sincronizar el calendario de los vendedores con los de los clientes, enviar invitaciones automáticas y recordatorios se pueden utilizar aplicaciones como EventBrite y Google Calendar. En el caso de encuentros virtuales también son muy útiles las herramientas de plataformas de videoconferencias como Zoom o Google Meet.
La generación de reportes
Los reportes son básicos para analizar todo el ciclo de ventas y el rendimiento de los vendedores, así como de las estrategias y técnicas utilizadas. Los CRM y algunas plataformas de administración empresarial permiten obtener datos importantes; por ejemplo, acerca de las comisiones pagadas a los vendedores, los productos más demandados, el monto de ingresos de cada sucursal o el estado del inventario.
La atención al cliente
Por último, no olvides que la atención postventa es tan importante como la venta en sí misma, porque permite la fidelización a la marca: los clientes esperan respuestas inmediatas y soluciones concretas. Para automatizar este proceso puedes recurrir a los formularios en la página web, los chatbots y los live chats. Y en el caso de WhatsApp, al envío de respuestas automáticas ante preguntas frecuentes, previo a conectar al cliente con un representante de ventas.
